Excel vs Software VeriFactu: cual elegir

Muchos autonomos y pymes empiezan facturando con Excel. Es gratis, flexible y ya lo conocen. Pero con VeriFactu, las reglas cambian. Veamos cuando Excel sigue siendo valido y cuando conviene dar el salto a un software especializado.

Resumen rapido

• Excel puede funcionar para volumen bajo y casos simples
• VeriFactu exige control de datos que Excel no ofrece por defecto
• El riesgo de errores en Excel crece con el volumen
• Un software especializado ahorra tiempo a partir de 15-20 facturas/mes
• La transicion no tiene que ser traumatica

Excel: ventajas y limitaciones

Lo bueno de Excel

• Gratuito (si ya tienes Office)
• Flexible: puedes personalizar todo
• Sin curva de aprendizaje si ya lo usas
• Control total sobre el formato

Los problemas con VeriFactu

• Sin validacion automatica: puedes dejar campos vacios sin darte cuenta
• Numeracion manual: riesgo de duplicados y saltos
• Sin trazabilidad: no queda registro de cambios
• Sin conexion con Hacienda: tendras que hacerlo manualmente
• Backups manuales: un fallo y pierdes todo

Software de facturacion: ventajas y costes

Lo bueno del software

• Validacion automatica: no puedes emitir una factura incompleta
• Numeracion automatica: sin errores ni saltos
• Trazabilidad completa: registro de todos los cambios
• Conexion con AEAT: envio automatico si el software lo soporta
• Backups automaticos: tus datos estan seguros

Los costes

• Licencia mensual: desde 0€ (planes gratuitos) hasta 50€/mes
• Tiempo de aprendizaje: 1-2 horas para lo basico
• Migracion de datos: si tienes historico en Excel

Comparativa directa

Cuando Excel todavia funciona

Excel puede ser suficiente si:

• Emites menos de 10 facturas al mes
• Siempre son al mismo tipo de cliente
• Tienes mucha disciplina con los datos
• No necesitas reportes automaticos
• Puedes dedicar tiempo a revisar cada factura

Cuando conviene cambiar

Plantéate un software si:

• Emites mas de 15-20 facturas al mes
• Tienes clientes variados con diferentes requisitos
• Has tenido errores de numeracion o datos
• Necesitas reportes para tu asesoria
• Quieres automatizar el envio a Hacienda

Como hacer la transicion

Si decides cambiar, no tiene que ser de golpe:

1. Elige software con periodo de prueba gratuito
2. Importa tus clientes y productos mas frecuentes
3. Emite en paralelo durante 1 mes (en ambos sistemas)
4. Verifica que los datos coinciden
5. Abandona Excel cuando estes seguro

Errores al migrar de Excel

Lo que debes evitar:

• Importar todo el historico: mejor empezar limpio
• No validar los datos importados: pueden venir con errores
• Cambiar en mitad de trimestre: mejor esperar al inicio del siguiente
• No formar al equipo: si hay mas personas involucradas

Caso practico

Maria, asesora fiscal facturaba con Excel a sus 30 clientes mensuales. Dedicaba 2 horas semanales solo a facturacion y cometia errores de numeracion cada pocos meses.

Al cambiar a software de facturacion:

• Tiempo de facturacion: de 2 horas a 30 minutos semanales
• Errores de numeracion: cero en 6 meses
• Envio a clientes: automatico por email
• Reportes para contabilidad: generados en 1 clic

Conclusion

Excel no es malo, simplemente no esta pensado para facturacion profesional. Si tu volumen es bajo y tienes disciplina, puede funcionar. Pero si quieres cumplir con VeriFactu sin complicaciones y ahorrar tiempo, un software especializado es la mejor opcion.

Caso de uso y lecciones

Un caso comun es el de un negocio que emite facturas a distintos tipos de clientes y termina usando varias plantillas. Al revisar el historico, se ve que los errores no son aleatorios: aparecen en las mismas partes (datos del cliente, numeracion, descripciones). Al unificar plantilla y definir un orden de emision, esos errores bajan de forma notable.

La leccion principal es que el control documental no depende de mas herramientas, sino de decisiones consistentes. Un mismo formato, un checklist claro y una revision minima generan mas impacto que cambios grandes sin seguimiento. Si tienes dudas, empieza por revisar un muestreo real y ajusta el proceso con datos, no con supuestos.

Preguntas para validar internamente

• Quien emite y quien revisa cada factura?
• Hay una plantilla unica o varias versiones?
• La numeracion se controla o es manual?
• Como se registran las rectificaciones?
• El equipo sabe donde consultar el criterio oficial?

Recomendacion final

Si estas entre dos caminos, prioriza el que te permite estandarizar y controlar el proceso con el menor esfuerzo diario. La consistencia es mas valiosa que una configuracion compleja que nadie siga.

Una buena señal es cuando todo el equipo usa la misma plantilla sin preguntar y las revisiones se limitan a detalles menores. Si no ocurre, vuelve al checklist y simplifica el flujo.

Comparativa por escenario

• Si emites pocas facturas y el control es manual, Excel puede servir para empezar.
• Si emites facturas recurrentes o trabajas con equipo, necesitas mas control y trazabilidad.
• Si hay rectificaciones frecuentes, un flujo guiado reduce errores.

El objetivo no es demonizar una herramienta, sino elegir la que minimiza errores y te permite mantener orden documental de forma constante.